Jenis-jenis Sumberdaya Informasi

Jenis-jenis Sumberdaya Informasi

Sumberdaya informasi terdiri dari: perangkat keras komputer, perangkat lunak komputer, para spesialis informasi, pemakai, fasilitas, database, dan informasi. Perusahaan harus mengelola sumberdaya tersebut untuk mencapai hasil yang diinginkan. Untuk itu perlu manajer khusus yang mengelola jasa informasi. Selama ini ada beberapa istilah yang lazim dikenal. Misalnya CEO (Chief Executive Officer) adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau ketua dewan direksi. Beberapa istilah lain adalah CFO (Chief Financial Officer) dan COO (Chief Operating Officer). Untuk manajer jasa informasi dikenal istilah CIO (Chief Information Officer) yaitu manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya bukan saja untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumberdaya informasi, tetapi juga area operasi perusahaan lainnya.

JENIS-JENIS SUMBER DAYA INFORMASI:

• Perangkat keras computer
• Spesialis informasi
• Pemakai
• Fasilitas
• Database
• Informasi


Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung pada kemampuan orang yang mengelola organisasi. Manajemen sebagi suatu metode yang mengatur, mengelola organisasi dapat diartikan sebagai seni melaksanakan sesuatu melalui orang. Jika manajemen suatu organisasi baik maka akan meningkatkan kemakmuran suatu negara.
Dalam menjalankan tugasnya , para manajer memerlukan informasi, karena adanya perbedaan tugas maka informasi yang diperlukan juga akan berbeda. Perbedaan tersebut disebabkan oleh adanya periode waktu, tingkat ketidakpastian, tipe informasi, dasar kebutuhan informasi dan bentuk pelaporan. Sehingga dapat dikategorikan bahwa informasi adalah salah satu jenis sumberdaya utama, dan termasuk dalam kategori sumberdaya konseptual.
Jenis sumberdaya utama lainnya, dalam kategori sumberdaya fisik, yaitu :
• Manusia
• Material
• Mesin (termasuk fasilitas dan energi)
• Uang

Sumberdaya fisik yang berada pada organisasi biasanya terbatas dan bisa habis atau punah. Sedangkan sumberdaya informasi bersifat “tidak” akan pernah habis. Sehingga semua sumberdaya, baik fisik maupun konseptual harus disinergikan. Oleh karena itu tugas dari manajer adalah mengarahkan penggunaan semua sumberdaya agar dapat dimanfaatkan secara efektif.
Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer tersebut, maka perlu adanya usaha penataan sumberdaya (Manajemen Sumberdaya) termasuk didalamnya manajemen informasi, yakni berupa :
• Sumberdaya harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat segera dimanfaatkan - perlu dilakukan modifikasi
• Sumberdaya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin
• Sumberdaya harus selalu diperbaharui
Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian manajer memastkan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang terkini dan akurat. Seluruh aktivitas tersebut (memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut sebagai manajemen informasi.
Munculnya paradigma baru yaitu berupa informasi yang termasuk dalam sumberdaya utama organisasi akan mendorong usaha terhadap manajemen informasi. Perhatian terhadap Manajemen Informasi tersebut antara lain disebabkan oleh :

 Peningkatan kompleksitas kegiatan bisnis :
• Pengaruh ekonomi internasional; Perusahaan-perusahan besar/kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia manapun. Pengaruh tsb. Terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.
• Persaingan tingkat dunia (globalisasi); persaingan tidak lagi terjadi dalam wilayah geografisnya, nampak pada nilai impor dari luar negeri. Hal tersebut ditunjukkan dengan adanya perjanjian antar negara berupa APEC, AFTA, WTO, dan lain-lain.
• Peningkatan kompleksitas teknologi; berbagai macam teknologi dalam kehidupan ini telah banyak diterapkan – bar code scanners di pasar swalayan, sistem pemesanan penerbangan, automated teller machine (ATM), closed circuit television (CCTV) di gedung-gedung parkir, dll.
• Waktu yang terbatas; semua tahap operasi bisnis saat ini dilaksanakan dengan lebih cepat daripada sebelumnya. Sehingga muncul aktivitas pemasaran secara jarak jauh melalui telepon (telemarketing) maupun internet (e-commerce). Selain itu dijumpai pula penjadualan pengiriman material produksi agar tiba tepat waktu (just in time).
• Kendala sosial; pada kenyataan terdapat produk dan jasa yang tidak diinginkan oleh masyarakat. Hal tersebut disebabkan oleh adanya keputusan bisnis yang hanya didasarkan pada factor-faktor ekonomis dengan mengabaikan perhatian atau pertimbangan terhadap keuntungan dan biaya sosial. Misalnya aktivitas perluasan pabrik, pembuatan produk baru, tempat penjualan baru, dan aktivitas serupa lainnya harus juga mempertimbangkan.




 Peningkatan kemampuan komputer, Manajemen Data dan Komunikasi :
Trend Manajemen Data
 Ditinjau dari Segi Teknik Manajemen
• File management dan organization hanya untuk satu aplikasi tertentu  untuk beberapa aplikasi  untuk corporate data files (diperlukan database sistems)
 Perlu dibuat data dictionary, bukan hanya sekedar data definitions.
 Ditinjau dari Segi Pengelolaan Data
• Terjadi pergeseran model pengolahan data, yang tadinya dilakukan secara tersentralisasi (terpusat) kini menjadi pengolahan data terdesentralisasi atau pengolahan terdistribusi. Artinya setiap komputer yang terhubung pada jaringan dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
 Ditinjau dari Segi Asal Data
• Berdasarkan asal data yang akan diolah, yang kebanyakan berasala dari Data Internal kini bergeser dengan melibatkan Data Eksternal .
 Ditinjau dari Segi Jenis Data
• Pengolahan data dilakukan berdasarkan data yang dikumpulkan sehingga menghasilkan informasi. Dengan perkataan lain, yang dulunya hanya melakukan pertukaran data antar organisasi atau unit organisasi, terus meningkat menjadi pertukaran informasi (yang merupakan hasil pengolahan dari data). Selanjutnya bergerak menjadi pengolahan yang berbasis ilmu pengetahuan atau sistem pakar (knowledge sistems atau expert sistems) sehingga akan menjadi intellectual capital.

Sebagai pemakai sumber daya informasi, Teknologi informasi memungkinkan manusia untuk memperoleh informasi dari tempat yang berjauhan dalam waktu yang singkat dan dengan biaya yang murah.
Manajemen organisasi harus tanggap dengan perubahan ini jika ingin organisasinya tetap dapat bertahan dan meningkatkan kinerjanya.
Penggunaan teknologi informasi dalam kehidupan masyarakat sudah menjadi program global dalam rangka mengembangkan masyarakat berbasis pengetahuan, karena teknologi informasi telah mendorong umat manusia untuk senantiasa melakukan inovasi yang timbul dari kreativitas dan pengetahuannya. Untuk skala makro inovasi yang berbasis pada kemajuan teknologi informasi, secara signifikan akan meningkatkan standar hidup masyarakat dan mendukung pada pertumbuhan ekonomi bangsa.
Sebagai contoh nyata dalam konteks ekonomi mikro, sumberdaya produksi tidak lagi cukup mengandalkan komponen sistem fisik saja, dimana sistem tersebut hanya menerima masukan dari lingkungan berupa sumberdaya berupa 5M (man, money, material, method dan machine) dan melakukan proses transformasi yang bersifat materialistik serta menghasilkan keluaran berupa produk atau jasa. Akan tetapi sumberdaya produksi juga harus didukung oleh sistem manajerial yang sangat sarat dengan sumberdaya informasi, karena dalam sistem manajerial, baik input maupun outputnya sama-sama berupa informasi. Oleh karena itu sistem manajerial sering dikatakan sebagai proses transformasi terhadap informasi. Sudah barang tentu informasi yang dihasilkan melalui sistem manajerial tersebut harus memenuhi kriteria informasi yang berkualitas, karena informasi yang dihasilkan akan digunakan sebagai dasar dalam proses pengambilan keputusan, guna mengendalikan atau mengarahkan sistem fisik dalam mencapai objektifnya. Untuk menghasilkan informasi yang berkualitas tersebut, tidak mungkin dicapai tanpa dukungan teknologi informasi yang berperan mulai dari proses pengkoleksian data, pengolahan data, proses pengambilan keputusan, sampai proses diseminasi informasi.
Teknologi informasi sangat mempengaruhi proses usaha dalam suatu perusahaan.Karena dalam bisnis ada beberapa keuntungan yang dapat diperoleh karena adanya teknologi informasi, yaitu sebagai berikut :
a) Prosese transaksi yang terintegrasi dengan baik
b) Mempercepat pendistribusian data dan informasi untuk pengambilan keputusan
c) Perlindungan keamanan data dan informasi lebih tajamin

Jadi peran teknologi informasi sangat penting bagi perusahaan dalam menjalankan bisnis nya agar tetap bisa terus bersaing dengan perusahaan lainnya.Karena dengan teknologi informasi sangat memudahkan perusahaan dalam melakukan kegiatan bisnisnya dan dapat mengefisienkan waktu serta meminimalisir biaya.


Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai chief information officer dengan mengikuti saran-saran berikut:
a) Sediakan waktu untuk pelatihan bisnis, selain teknologinya.
b) Buat kemitraan dengan unit-unit bisnis dan line management; jangan menunggu hingga diundang.
c) Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis.
d) Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah-istilah bisnis.
e) Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.
f) Jangan bersifat defensif.

Perencanaan Strategis:
Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai
perencanaan strategis karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberikan perusahaan yang paling menguntungkan dalam lingkungannya, serta menentukan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Setelah rencana strategis ditetapkan, tiap area fungsional bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis mereka sendiri. Rencana-rencana fungsional merinci bagaimana area-area tersebut akan mendukung perusahaan.