Teknik informasi modern

A. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat
didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para
pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal,
seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang
dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit
terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau
salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu,
apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi
dimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut.

Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang,
tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar
organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah
diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat

digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan faktafakta
yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi
atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat
langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus

diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam
pengambilan keputusan.
Informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan
manfaat yang maksimal. Penerapan sistem informasi di dalam suatu
organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang
dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai
tingkatan manajemen. Sistem informasi yang digunakan oleh para
pengguna dari berbagai tingkatan manajemen ini biasa disebut sebagai:
Sistem Informasi Manajemen.
Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu:
aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran
(output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan
organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis
permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan
berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang
diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi.
Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk
yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransfer
informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitasaktivitas
yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkan
umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan di
tahap input berikutnya.

Dewasa ini, sistem informasi yang digunakan lebih berfokus pada sistem
informasi berbasis komputer (computer-based information system).
Harapan yang ingin diperoleh di sini adalah bahwa dengan penggunaan
teknologi informasi atau sistem informasi berbasis komputer, informasi
yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu,
sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien.

Meskipun sistem informasi berbasis komputer menggunakan teknologi
komputer untuk memproses data menjadi informasi yang memiliki arti,
ada perbedaan yang cukup tajam antara komputer dan program komputer
di satu sisi dengan sistem informasi di sisi lainnya. Komputer dan
perangkat lunak komputer yang tersedia merupakan fondasi teknis, alat,
dan material dari sistem informasi modern. Komputer dapat dipakai
sebagai alat untuk menyimpan dan memproses informasi. Program
komputer atau perangkat lunak komputer merupakan seperangkat
instruksi operasi yang mengarahkan dan mengendalikan pemrosesan
informasi.
B. Perkembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sesungguhnya, konsep sistem informasi telah ada sebelum munculnya
komputer. Sebelum pertengahan abad ke-20, pada masa itu masih
digunakan kartu punch, pemakaian komputer terbatas pada aplikasi
akuntansi yang kemudian dikenal sebagai sistem informasi akuntansi.
Namun demikian para pengguna - khususnya dilingkungan perusahaan -
masih mengesampingkan kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasi
akuntansi yang berbasis komputer tersebut diberi nama pengolahan data
elektronik (PDE).

• Dalam tahun 1964, komputer generasi baru memperkenalkan prosesor
baru yang menggunakan silicon chip circuitry dengan kemampuan
pemrosesan yang lebih baik. Untuk mempromosikan generasi
komputer tersebut, para produsen memperkenalkan konsep sistem
informasi manajemen dengan tujuan utama yaitu aplikasi komputer
adalah untuk menghasilkan informasi bagi manajemen. Ketika itu
mulai terlihat jelas bahwa komputer mampu mengisi kesenjangan
akan alat bantu yang mampu menyediakan informasi manajemen.
Konsep SIM ini dengan sangat cepat diterima oleh beberapa
perusahaan dan institusi pemerintah dengan skala besar seperti
Departemen Keuangan khususnya untuk menangani pengelolaan
anggaran, pembiayaan dan penerimaan negara.
Namun demikian, para pengguna yang mencoba SIM pada tahap awal
menyadari bahwa penghalang terbesar justru datang dari para lapisan
Perkembangan konsep ini masih belum mulus dan banyak organisasi
mengalami kegagalan dalam aplikasinya karena adanya beberapa
hambatan, misalnya:
• kekurangpahaman para pemakai tentang komputer,
• kekurangpahaman para spesialis bidang informasi tentang bisnis
dan peran manajemen,
• relatif mahalnya harga perangkat komputer, serta
• terlalu berambisinya para pengguna yang terlalu yakin dapat
membangun sistem informasi secara lengkap sehingga dapat
mendukung semua lapisan manajer.
Sementara konsep SIM terus berkembang, Morton, Gorry, dan Keen
dari Massachussets Institute of Technology (MIT) mengenalkan konsep
baru yang diberi nama Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support
Systems - DSS). DSS adalah sistem yang menghasilkan informasi yang
ditujukan pada masalah tertentu yang harus dipecahkan atau
keputusan yang harus dibuat oleh manajer.
Perkembangan yang lain adalah munculnya aplikasi lain, yaitu
Otomatisasi Kantor (office automation - OA), yang memberikan
fasilitas untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas para
manajer dan staf kantor melalui penggunaan peralatan elektronik.
Belakangan timbul konsep baru yang dikenal dengan nama Artificial
Intelligence (AI), sebuah konsep dengan ide bahwa komputer bisa
diprogram untuk melakukan proses lojik menyerupai otak manusia.
Suatu jenis dari AI yang banyak mendapat perhatian adalah Expert
Systems (ES), yaitu suatu aplikasi yang mempunyai fungsi sebagai
spesialis dalam area tertentu.
Semua konsep di atas, baik PDE, SM, OA, DSS, EIS, maupun AI
merupakan aplikasi pemrosesan informasi dengan menggunakan
komputer dan bertujuan menyediakan informasi untuk pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan.

C. Perhatian terhadap Manajemen lnformasi
Terdapat dua alasan utama mengapa terdapat perhatian yang besar
terhadap manajemen informasi, yaitu meningkatnya kompleksitas
kegiatan organisasi tata kelola pemerintahan dan meningkatnya
kemampuan komputer. Selanjutnya, dengan tersedianya informasi yang
berkualitas, tentunya juga mendorong manajer untuk meningkatkan
kemampuan kompetitif (competitive advantage) organisasi yang
dikelolanya.
Pada masa komputer generasi pertama, komputer hanya disentuh oleh
para spesialis di bidang komputer, sedangkan pengguna lainnya tidak
pernah kontak langsung dengan komputer. Sekarang, hampir setiap
kantor mempunyai paling tidak beberapa desktop/personal computer –
PC. Pemakai sistem informasi manajemen pun kini tahu bagaimana
menggunakan komputer dan memandang komputer bukan sebagai sesuatu
yang spesial lagi, tetapi sudah merupakan suatu kebutuhan seperti halnya
filing cabinet, mesin photocopy atau telepon.

D. Pengguna Sistem Informasi Manajemen
Sebagai pengguna sistem informasi manajemen, tingkatan manajemen ini
dapat diklasifikasikan ke dalam tiga tingkatan (Gambar 2 - 2), yaitu:

• Manajer tingkat perencanaan stratejik (strategic planning);
merupakan manajer tingkat atas, seperti para jajaran Menteri, para
eselon I, di mana keputusan-keputusan yang dibuatnya berkenaan
dengan perencanaan stratejik yang meliputi proses evaluasi
lingkungan luar organisasi, penetapan tujuan organisasi, dan
penentuan strategi organisasi.

• Manajer tingkat pengendalian manajemen (management control);
yang dikenal juga dengan istilah manajer tingkat menengah,
mempunyai tanggung jawab untuk menjabarkan rencana stratejik yang
sudah ditetapkan ke dalam pelaksanaannya dan meyakinkan bahwa
tujuan organisasi akan tercapai. Termasuk dalam kelompok ini
misalnya adalah Pejabat Eselon II, Kepala Kantor Wilayah, Kepala
Dinas, dan Eselon III, Kepala Bagian/Bidang.

• Manajer tingkat pengendalian operasi (operational control)
merupakan manajer tingkat bawah misalnya eselon IV dan V,
bertanggung jawab melaksanakan rencana yang sudah ditetapkan oleh
manajer tingkat menengah, yang terwujud dalam operasi/kegiatan
organisasi.

E. Peran Baru Sistem Informasi Manajemen

Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem
informasi memainkan peran yang kritikal di dalam organisasi. Sistem
informasi ini sangat mempengaruhi secara langsung bagaimana
manajemen mengambil keputusan, membuat rencana, dan mengelola
para pegawainya, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak
dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap
tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum, dan
bagaimana menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada
masyarakat. Oleh karenanya, tanggung jawab terhadap sistem informasi
tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil
keputusan.
Semakin meningkat saling ketergantungan antara rencana strategis
instansi, peraturan dan prosedur di satu sisi dengan sistem informasi
(software, hardware, database, dan telekomunikasi) di sisi yang lainnya.
Perubahan di satu komponen akan mempengaruhi komponen lainnya.
Hubungan ini menjadi sangat kritikal manakala manajemen ingin
membuat rencana ke depan. Aktivitas apa yang akan dilakukan lima
tahun ke depan biasanya juga sangat tergantung kepada sistem apa yang
tersedia untuk dapat melaksanakannya. Sebagai contoh, peningkatan
produktivitas kerja para pegawai sangat tergantung pada jenis dan
kualitas dari sistem informasi organisasi.

Perubahan lain dalam hubungan sistem informasi dengan organisasi
adalah semakin meningkatnya cakupan dan ruang lingkup dari sistem
informasi dan aplikasinya. Pengembangan dan pengelolaan sistem dewasa
ini membutuhkan keterlibatan banyak pihak di dalam organisasi, jika
dibandingkan peran dan keterlibatanya pada periode-periode yang lalu.
Sebagaimana sudah disampaikan dengan meningkatnya kecenderungan
organisasi berteknologi digital, maka sistem informasi di dalam organisasi
dapat meliputi jangkauan yang semakin luas hingga kepada masyarakat,
instansi pemerintahan lainnya, dan bahkan informasi mengenai
perkembangan politik terakhir.

Satu alasan mengapa sistem informasi memainkan peran yang sangat
besar dan berpengaruh di dalam organisasi adalah karena semakin
tingginya kemampuan teknologi komputer dan semakin murahnya biaya
pemanfaatan teknologi komputer tersebut. Semakin baiknya kemampuan
komputer telah menghasilkan jaringan komunikasi yang kuat yang dapat
digunakan organisasi untuk melakukan akses informasi dengan cepat dari
berbagai penjuru dunia serta untuk mengendalikan aktivitas yang tidak
terbatas pada ruang dan waktu. Jaringan-jaringan ini telah

mentransformasikan ketajaman dan bentuk aktivitas organisasi,
menciptakan fondasi untuk memasuki era digital.
Jaringan yang terluas dan terbesar yang digunakan adalah internet.
Hampir setiap orang di seluruh dunia ini, baik yang bekerja di dunia sains,
pendidikan, pemerintah, maupun kalangan pebisnis menggunakan
jaringan internet untuk bertukar informasi atau melakukan transaksi
bisnis dengan orang atau organisasi lain di seluruh dunia. Internet
menciptakan platform teknologi baru yang universal. Teknologi internet

ini mampu mempertajam cara bagaimana sistem informasi digunakan
dalam bisnis dalam kehidupan sehari-hari. Berbagai manfaat yang dapat
diperoleh dengan penggunaan internet, di antaranya adalah

• Komunikasi dan kolaborasi. Pertumbuhan yang pesat di teknologi komputer dan jaringan, termasuk
teknologi internet telah mengubah struktur organisasi yang
memungkinkan secara instan informasi didistribusi di dalam dan di luar
organisasi. Kemampuan ini dapat digunakan untuk mendesain ulang dan
mempertajam organisasi, mentransfer struktur organisasi, ruang lingkup
organisasi, melaporkan dan mengendalikan mekanisme, praktik-praktik
kerja, arus kerja, serta produk dan jasa. Pada akhirnya, proses bisnis
yang dilakukan secara elektronis membawa organisasi lebih dikelola
secara digital, yang membawa dampak pada hal-hal sebagai berikut:
- Organisasi semakin ramping.
Organisasi yang gemuk dan birokratis lebih sulit untuk mengikuti
perubahan yang pesat dewasa ini, kurang efisien, dan tidak dapat
kompetitif. Oleh karenanya, banyak model organisasi ini sekarang
dirampingkan, termasuk jumlah pegawainya dan tingkatan hirarkis
manajemennya.
- Pemisahan pekerjaan dari lokasi.
Teknologi komunikasi telah mengeliminasi jarak sebagai satu faktor
yang harus dipertimbangkan dalam pekerjaan.

F. Konsep Subsistem Informasi Organisasi
SIM merupakan upaya organisasi pertama yang tujuan utamanya adalah
menyediakan informasi bagi manajemen (karena itu dinamakan sistem
informasi manajemen). Ternyata dalam praktiknya SIM pada suatu
organisasi menyediakan juga informasi bagi orang-orang selain para
manajer.
Ketika suatu organisasi semakin memiliki pengalaman dalam menerapkan
rancangan SIM yang mencakup kebutuhan seluruh organisasi, para
manajer di wilayah-wilayah tertentu, baik ditingkat pusat maupun
daerah, mulai menerapkan konsep sesuai kebutuhan yang mereka
perlukan. Sistem informasi mulai akan memasuki wilayah yang sudah
tersegmentasi, yang dapat disebut sebagai sub-sub sistem SIM yang
disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan penggunanya. Sebagai contoh
pada tataran organisasi pemerintah pusat sudah mengimplementasikan
beberapa aplikasi sistem informasi antara lain:

• Sistem akuntansi keuangan negara (SKAN),
• Sistem akuntansi barang milik negara (SABMN),
• Sistem akuntansi keuangan daerah (SAKD),
• Sistem Informasi Kependudukan,
• Sistem Informasi Kepegawaian dan pengembangan-pengembangan subsub
sistem tata kelola pemerintahan lainnya.
Gambar 2
• Akses data dan informasi.
• Partisipasi dalam diskusi.
• Supply informasi.
• Hobi atau bersenang-senang (entertainment).
• Pertukaran transaksi bisnis.